用AI做PPT的15个细节

摘要： 本文来自微信公众号：王智远，作者：王智远，题图来自：AI 生成前几天，我录制了一个视频。视频里，我展示如何使用人工智能工具来制作 PPT。发布后，一些朋友尝试工具，并给出了反馈。他...

本文来自微信公众号：王智远，作者：王智远，题图来自：AI 生成

前几天，我录制了一个视频。视频里，我展示如何使用人工智能工具来制作 PPT。发布后，一些朋友尝试工具，并给出了反馈。他们中有些人觉得工具不好用，认为生成效果呆板。

我心想，人工智能已经能够一键生成包含几十页文本的 PPT，并且还提供多种版面和自定义颜色的选择。难道这样还不够方便吗？

经过一番调研，我发现，他们真正的期待是：

只要给出一个工作场景的主题，AI 就能一键生成完整的文本和演示稿，他们还希望 AI 能够理解提供的文案和视觉要求。

回顾思考之后，我意识到，大家对于 AI 制作 PPT 认知存在一些偏差。哪些偏差呢？

一

第一点，AI 创意能力很强，它能从文本生成、排版布局到调性设计；但是，人们希望 AI 像人一样，拥有超越自我的理解能力，这不太现实。比如：

领导让我根据客户需求设计 PPT。AI 虽然能提供多种设计方案，但它的创意是基于算法、已有数据完成的，它无法真正理解一个人的需求。

如果你不给 AI 品牌故事，它就不理解背景是什么。AI 也无法像设计师那样，从品牌历史、文化、价值观中找到灵感；所以，AI 创造力需要经过训练，或者说，先给它资料让它学习后再提取。

第二点，复杂任务的处理。

用 " 一口吃个胖子 " 来形容初级使用 AI 的人，很合适。一个人做 PPT 要经过很多步骤：结构设计、文案提取、主题风格定调、排版布局，最后完成所有。

这每一个环节都要时间。我们总想着 AI 能一下搞定，这种想法不现实；AI 也要你给它投喂数据，它每接到一个任务，就像初学者学自行车一样，多试几次，才会熟练。

第三点，AI 对细节把控不精准。当我听到这个问题时，差点哭晕在厕所。换个角度想想：为什么 AI 在细节上把控不精准呢？

AI 学习模式有三种：监督学习（Supervised Learning）、无监督学习（Unsupervised Learning）和强化学习（Reinforcement Learning）。

这就像我们学习一样。监督学习是老师指导学生，通过大量练习和反馈，帮助学生找到正确答案。

无监督学习是自己探索，通过观察和分析，发现数据中的规律。强化学习是从实践中来，到实践中去，看看哪些能带来好的结果。

如果你没有监督 AI，或者没有给它足够的数据，就别谈它把控不准确了。它能做出来就不错了；还有诸多有趣的问题，我不一一列举。

你知道吗，幻灯片已经有 40 年的历史了。

自从 1984 年 PPT 被发明以来，无论是打工人、学生、家长、公务员、企业家还是科学家，大家都得熬夜做 PPT，总是在截止日期前赶工，可以说，全社会都受够了 PPT 的苦。

就连 PPT 发明者罗伯特 · 加斯金斯（Robert Gaskins）也自嘲说：" 确实有很多人在 PPT 上浪费时间，就像在其他事情上浪费时间一样。"

但大家好像忘了，PPT 最初是为了让我们摆脱枯燥的文档，让信息展示更生动、更互动而诞生的。现在有了 AI 的帮助，这一点更是得到了加强。

二

那么，曾经屠龙勇士是怎么变成恶龙的？AI 又是如何治疗 PPT" 耗时、难制作 " 的问题？要回答这一切，得先从 PPT 的制作过程说起。

通常，PPT 制作分为 5 个环节：

1）确认主题、目标受众和演示目的；

2）编写 PPT 的大纲和内容结构以及每页细节；

3）制作 PPT；

4）美化和调整 PPT；

5）交付，演讲。

目前，AI 不能取代第 1 步和第 5 步，但第 2 步到第 4 步，AI 可以帮忙完成。

在开始讲这五个步骤之前，提醒一下：接到 " 做 PPT" 的任务时，不要急着动手。正确的做法是，按照流程，一步一步来。不然，最终要在 2 — 4 之间反复横跳，这是所谓的卡点部分。

确定 PPT 的主题、目标观众和演示目的，其实并不难。

简单来说，就是要知道：谁来看？他们想看到什么？你又想展示什么？只要把这三个问题弄明白，PPT 的内容就有了大概的方向。

举个例子：

领导对你说：" 小王，你去给客户介绍一下 AI 客服产品。" 在这种情况下，我们可以首先在 Word 文档上梳理一下：

目的：介绍产品；

受众：潜在的客户；

背景：客户是一家电商公司；

诉求：客户对 AI 客服感到好奇；

关注点：AI 如何降本增效。

这样一来，思路就清晰了。那么，接下来，就可以开始写主题。

比如："AI 智能客服如何助力电商降本增效。" 如果不会写，就做填空题，把上述填好给 AI，告诉它：你是一名 PPT 大师，现在要为我的诉求，做 PPT 主题的提炼。

当它给出答案，你再修正。这样，第一页就搞定了。

制作 PPT 大纲和内容结构，也不复杂，而且，这个过程比写文案要简单多了。

为什么呢？因为 PPT 结构像鱼骨架一样，是列出一个框架，不用逐字逐句地写出来，只要确定每个部分的主要点，围绕这些点来展开内容就行。

所以，PPT 结构本质上是用简洁的 " 子弹点 " 来概述观点，再用图表和图片来辅助说明，就这么简单。

让我们想象一下，一个鱼骨是什么样子？

是不是先有一个主题作为脊柱，然后，接下来有背景介绍（客户诉求介绍）、公司介绍、产品介绍、解决方案、客户见证，最后是结尾？这六个部分，就构成鱼骨的中间部分。

客户诉求之所以放前面，是因为演讲时，没有人喜欢上来就听一个人讲一堆关于你们产品的东西。

美国哈佛大学教授凯斯 · 桑斯坦（Cass R. Sunstein）说过一句话，意思是：用户只关注和他们有关的信息。

三

问题来了：怎么让 AI 帮忙做 PPT 第二部分？这部分包括客户的需求、公司的介绍、产品的特点、我们提供的解决方案，还有客户的好评。

具体来说，当谈到第二部分，其实在说两件事：

第一，手头有一些基本的资料，资料不全，需要整理一下后放到 PPT 里，让它们看起来有个清晰的结构；第二，什么都没有，要从头开始，一步步地写和提炼出内容。

先说第一方面，我的常规做法是，让它分步骤学习。比如说：

我会打开一个新的聊天窗口，上传一些关于公司介绍的 PDF、Word 文档和 PPT 文件。上传完，我会告诉 AI：

" 你是一位 PPT 大师，先学习这些资料。学习完，我要你帮我提炼出公司介绍部分，用在新的 PPT 里。大概要 3 页内容，最好把框架和内容都准备好给我。"

这样，AI 就可以开始工作了。为了方便，我会把 AI 提供的内容先复制出来，放在一个协同文档里。我们不用急着确定每个部分，因为还在梳理整个结构。

另外，如果你要数据，AI 也能帮忙。它可以帮你制作表格、进行网上查询、分析财报，或者引用信息等等。这些都没问题。

数据表达是门艺术。对于展示者来说，它是一种技能；对于观众来说，它是一种警觉。

想想看：如果一个手机性能的市场调查显示 " 性能提高了 30%"，但并不意味着每个方面都提高了 30%。实际上，这可能意味着：

有些功能变快了 ‍

有些功能变慢了 ‍

还有些功能根本没变化 ‍

所以，做数据时最好挖掘下，具体到 30% 在哪方面。

再聊聊第二种情况：手头没有资料，该怎么做 PPT 呢？我的做法是这样的：去搜。实际上，每页 PPT 的标题都应该是一个小结论。我要针对每个标题，把结论展开来说明。比如：

用 " 市场数据 "" 客户情况 " 来支撑我的观点。这些信息，通常在网上或者公司里都能找到。真正厉害的人会直接给出结论。

以 " 解决方案 " 为例，你可以直接写上：" 电商圈里 70% 的头部客户都在使用我们的产品。" 如果对方有时间，他们会看看详细的表格、图表。如果时间紧迫，至少能记住这个结论，这样一来，信息传达得既快速又有效。

其他页面的做法也一样，至于到底哪页要用数据、哪页要用图表，可以根据实际情况定。整个逻辑下来，PPT 框架、细节都有了。

该怎么用 AI 做 PPT 呢？现在，市面上有很多 AI 可以帮助我们做 PPT，使用方法大致相同：

1. 确定一个主题和大纲。通过之前的讨论，我们已经知道了主题和大纲是什么；如果你还没有自己的大纲，可以把整理好的文档给 AI，让它帮你生成一个。

2. 在 AI PPT 软件中，选择一个模板。有的软件允许你上传公司的 logo，选择你喜欢的颜色。

3. 一键生成。很快，几乎是一秒钟一张，整个 PPT 就完成了；想想看，如果是以前，光是新建一个空白的 PPT，可能都要花上好几分钟。

你会发现，一开始就把大纲和内容确定好，之后微调会变得非常简单；即使有些素材不喜欢，或者文案要修改，这些调整也都不难处理，更何况，现在 AI PPT 工具还能对文案提出建议。

换句话说，如果觉得某段文字写得不够好，又不确定怎么改，可以直接告诉 PPT 你的想法。

比如：你希望这段文字更加吸引人，或者更简洁明了。AI 会根据你的要求，帮你改写这段文案；这样，制作 PPT 的过程就变得更轻松和高效了。

那么，用 AI 做 PPT 时，应该选哪种字体呢？

很多 PPT 的书籍都推荐使用 " 思源黑体 "，这种字体在演示时看起来效果很好，因为它的字形立体，容易辨认。

如果 PPT 不是用来讲的，而是要打印出来给领导看，可以用楷体。很多咨询公司做 PPT 时就喜欢用楷体，它看起来既优雅，又容易阅读。

所以，用 AI 做 PPT 轻松好多，你觉得难，难在工作流上。

四

这里还有一些额外心得分享给你：如果 PPT 内容超过 15 页，要加一个摘要页。

记住，听众通常没有时间仔细看你写的每一个字，所以我们的任务是提炼和总结，让对方能迅速抓住重点。

如果 PPT 内容 25 页以上，要建立一个导航系统。什么是导航系统？

简单讲，先给观众一个概览，告诉他们，PPT 里有哪几部分，每部分要讲什么。不然，到了中间，听着容易云里雾里。

我们得注意，PPT 是给别人看的，所以炫酷还是简单，要看受众是谁。

比如说，对于大佬们，他们时间很宝贵，不会在意 PPT 做得好不好看；我参加过一个大会，有个老板上台演讲，他的 PPT 只有 20 页，每页都很简单，只有结论和支持结论的数据，但大家都记得很清楚。

当然，也有老板比较重视 UI，他们认为拿出去是面子，这就另当别论了。

对于年轻人群体，PPT 炫酷、美观权重会大一些，因为，演讲时即便表现不好，别人也会因为几个画面记住你。

PPT 最后不要总放一个 thanks，你可以试试把整个 PPT 的每段结论放进去，帮大家复习一下，这样会加深记忆，尤其是一些你认为重要的观点。

还有，到底要不要准备逐字稿呢？最好准备一份。

特别是当你要去一个不熟悉的地方做汇报时，我们很容易高估自己的记忆力和应变能力。

记得有一次，我参加了一个沙龙，有位朋友准备了 PPT，一开始人不多，后来人越来越多，他就开始紧张了，最后甚至紧张到说话都结结巴巴。

有些大佬演讲都要准备逐字稿，更何况我们？逐字稿是一种潜在的安全感，写逐字稿本身也是一种排练，相信我，这样做会让你更有信心。

值得一提的是，如果要把 PPT 发给别人，最好导出一个 PDF 压缩版；这样做的好处是，不管在电脑上看，还是通过微信分享，文件格式、排版都能保持原样。

有时，因为对方软件的不兼容，直接发送 PPT 文件会排版错乱、格式丢失，不仅影响信息传达，还给人留下不专业的印象。

以上 15 个小要点，再用关键词重复下。

三个认知：AI 创意能力很强，AI 能处理复杂任务，AI 对细节把控也不错，但都要靠你来培养。

PPT 的制作：

明确主题，回答他们想看到什么？你又想展示什么？

结构像鱼骨一样，要清晰；

细节用现有资料，或者上网搜；

每一页 PPT 都应该是一个清晰的结论，并用数据、证据来支持。

用 AI 来帮忙：

让 AI 根据已有的内容生成大纲，然后制作成 PPT；

视觉简要还是炫酷，取决于对方；

PPT 内容过多，最好建立一套导航；

最后不要总放一个 thanks；

文字用思源黑体或楷体。

别忘了，为了演讲更流畅，最好准备一个逐字稿；

给别人发送 PPT 时，用 PDF 格式，这样不管在哪里打开，格式都不会乱。

做 PPT，是细心工作。你无法完全复制一切，剩下实操部分，就要刻意练习；毕竟每一个人都有一套自己与 AI 协同的方法。

本文来自微信公众号：王智远，作者：王智远